Plantilla de email para ChatGPT: respuestas, seguimientos y mensajes difíciles

“Escribe un correo” suele producir un resultado correcto pero genérico. Un buen prompt define destinatario, objetivo, contexto, relación, tono, hechos obligatorios, límites y llamada a la acción.

Plantilla de email para copiar

OBJETIVO
Destinatario: [PERSONA/ROL]
Objetivo del correo: [RESULTADO]

CONTEXTO
[SITUACIÓN, CORREO ANTERIOR, FECHA, ACUERDO]
Relación: [CLIENTE/JEFE/COMPAÑERO/PROVEEDOR/OTRO]

TONO
[PROFESIONAL/CÁLIDO/DIRECTO/DIPLOMÁTICO/AMABLE/FIRME]
Evita: [EXCESO DE DISCULPAS/FORMALIDAD/JERGA/PRESIÓN/LENGUAJE EMOCIONAL]

DEBE INCLUIR
[HECHO/FECHA/PETICIÓN/PLAZO]

NO INVENTAR
No inventes nombres, fechas, promesas, precios, políticas, conversaciones anteriores, adjuntos o compromisos que no haya proporcionado.

ACCIÓN
Quiero que el destinatario [RESPONDA/CONFIRME/APRUEBE/ENVÍE/PROGRAME/REVISE].

SALIDA
Asunto + cuerpo + versión corta si supera 150 palabras + datos que debo confirmar antes de enviar.

1. Responder un correo

Redacta una respuesta al correo siguiente. Mi objetivo es [OBJETIVO] y el tono [TONO]. Conserva exactamente fechas, cifras y compromisos confirmados. No añadas promesas. Responde a cada pregunta directa. [CORREO]

2. Seguimiento sin respuesta

Escribe un seguimiento educado sobre el correo enviado el [FECHA] acerca de [TEMA]. Quiero obtener [RESPUESTA/ACCIÓN]. Máximo 100 palabras, sin tono acusatorio, con un único próximo paso sencillo.

3. Hacer una petición clara

Escribe a [DESTINATARIO] para pedir [PETICIÓN] antes del [FECHA]. Incluye solo el contexto necesario y deja la acción solicitada totalmente clara.

4. Decir que no

Necesito rechazar [PETICIÓN]. La razón que puedo compartir es [RAZÓN]. No te disculpes en exceso ni generes falsas expectativas. Si corresponde, ofrece [ALTERNATIVA].

5. Reclamación firme y profesional

Redacta una reclamación sobre [PROBLEMA] usando solo estos hechos confirmados: [HECHOS]. Incluye qué ocurrió, cuándo, impacto, qué intenté y qué solución solicito. No exageres ni amenaces.

6. Mensaje difícil en el trabajo

Pide a ChatGPT que se centre en el problema laboral concreto y el siguiente paso, evitando atribuir intenciones o juzgar la personalidad.

Revisión antes de enviar

Revisa este correo: objetivo, claridad de la petición, tono adecuado para [RELACIÓN] y datos que necesitan confirmación. Señala frases ambiguas, defensivas, demasiado duras o vagas y crea una versión revisada sin cambiar la intención.

Más ejemplos de correo según la situación

6. Comunicar un problema a un compañero

Describe conducta observable, impacto y petición, sin juzgar carácter o intenciones.

Redacta un correo a [compañero] sobre [problema observado]. Explica hechos confirmados, [impacto] y [cambio o siguiente acción]. No supongas intenciones ni rasgos personales y mantén un tono profesional.

7. Informar a un responsable

Separa progreso, obstáculos y decisiones para que el lector pueda actuar.

Actualiza a [responsable] sobre [proyecto]. Separa completado [datos], en curso [datos], bloqueos [datos] y decisiones necesarias [datos]. Explica qué respuesta necesito antes de [plazo] y no añadas logros ni promesas.

8. Pedir una reunión

Añade opciones con zona horaria, duración y objetivo.

Solicita a [persona] una reunión de [duración] para [objetivo]. Mis opciones son [horas y zona horaria]. Pide elegir una o proponer alternativa. No presentes una hora sin confirmar como acordada.

9. Acortar un borrador

Fija petición y hechos antes de quitar contexto.

Reduce este correo a [extensión]. Conserva petición, nombres, fechas, importes, condiciones y compromisos. Elimina repeticiones y contexto prescindible y señala cambios de significado. [Borrador]

Definir el tono con límites concretos

Especifica qué evitar y qué relación mantener.

Haz este correo directo y respetuoso. Evita disculpas excesivas, reproches, expresiones pasivo-agresivas y promesas exageradas. Expresa una petición y su plazo con claridad sin cambiar los hechos.

Redactar y enviar son pasos distintos. Comprueba texto final, destinatarios y adjuntos y elimina cualquier contexto que la IA haya inventado.

Conclusión

Un buen prompt de correo define quién leerá el mensaje, qué debe ocurrir después, qué hechos son fijos y qué información nunca debe inventarse.