Clasifica notas con AI en Google Sheets
Una nota breve sobre un pedido puede parecer más concluyente de lo que es. Que un cliente solicite cancelar no significa que la cancelación se haya completado, y que se imprima una etiqueta de envío no confirma que el transportista haya recogido el paquete. AI de Google Sheets puede sugerir una categoría uniforme para estas notas, siempre que una persona compruebe el texto antes de aceptar el resultado.
Este ejercicio clasifica lo que dice una nota. No determina el estado actual de un pedido ni actualiza un sistema de gestión de envíos. Mantén clara esa distinción al compartir la hoja.
1. Comprueba el acceso y prepara las columnas
La función AI nativa requiere un plan de Google Workspace o Google AI que permita usarla. La configuración del administrador y del idioma también puede afectar al acceso. Antes de empezar, consulta los requisitos de acceso actuales de Google y los idiomas disponibles.
En una hoja nueva, introduce estos encabezados: A1: Note_ID, B1: Note, C1: AI_suggestion, D1: Human_final y E1: Checked. Conserva B sin cambios para poder comparar cada sugerencia con su fuente. Deja D vacía y escribe Pending en E hasta completar la revisión. Pending y Checked son marcadores de texto.
Las cuatro etiquetas describen la información que aporta la nota. Shipped significa enviado o entregado al transportista y requiere una confirmación explícita del despacho o de esa entrega; no significa entregado al destinatario. Delayed requiere un aplazamiento explícito o un retraso por falta de existencias. Cancelled requiere una cancelación confirmada y completada. Usa Needs review cuando la información falte, sea ambigua o contradictoria, no justifique otra etiqueta o describa algo pendiente.
2. Prueba primero con cinco notas ficticias
Copia los identificadores y las notas originales de la tabla en A2:B6. Conservamos las notas, los encabezados y las etiquetas en inglés para que el ejercicio sea coherente en todos los idiomas. La última columna contiene respuestas de referencia elaboradas por una persona para este ejercicio; son ejemplos editoriales, no resultados observados de Gemini. Déjalas fuera del rango de entrada al generar las sugerencias.
| ID | Nota original | Referencia humana |
|---|---|---|
| DEMO-001 | Handed to the carrier this morning. | Shipped |
| DEMO-002 | Waiting for stock; dispatch postponed until Friday. | Delayed |
| DEMO-003 | Cancellation completed before dispatch. | Cancelled |
| DEMO-004 | Customer asked to cancel; no approval yet. | Needs review |
| DEMO-005 | Label printed; courier pickup not confirmed. | Needs review |
En una pantalla estrecha, desliza la tabla horizontalmente para ver todas las columnas.
Las dos últimas filas permiten comprobar si el clasificador distingue una solicitud o un paso preparatorio de un hecho completado. Una etiqueta que parezca razonable no basta si la nota no la respalda. Needs review es un resultado útil.
3. Añade el prompt compartido y genera las sugerencias
Abre el prompt compartido para clasificar notas de pedidos y copia su texto completo. En C2, usa la plantilla de fórmula siguiente y sustituye todo el marcador en mayúsculas por ese texto dentro de las comillas dobles rectas. Conserva esas comillas alrededor del prompt insertado. El marcador por sí solo no sirve para clasificar.
=AI("PASTE_SHARED_PROMPT_HERE",B2)Este ejemplo usa el nombre de función en inglés y una coma como separador. Si hace falta, utiliza el separador de argumentos que requiera tu hoja. B2 aporta la nota como contexto de rango; la función no recibe automáticamente toda la hoja. El resultado solicitado es una sola etiqueta de texto exacta.
Copia la fórmula completa de C2 hasta C6 y comprueba que cada fila haga referencia a su propia celda B. Después, selecciona C2:C6 y pulsa Generate and Insert. Las instrucciones de Google para la función AI explican este paso y el uso de Refresh and Insert para volver a generar los resultados. La generación requiere una acción explícita; no la trates como un recálculo automático continuo. Mantén AI como fórmula independiente, sin anidarla dentro de IF.
4. Revisa la nota antes de aceptar una etiqueta
Lee las cinco notas originales junto a sus sugerencias. Comprueba tanto el significado como la etiqueta exacta: cualquier explicación adicional o variación en la escritura requiere una corrección. Introduce la etiqueta aceptada en D solo después de comprobar la nota y sustituye Pending por Checked en E. La columna de referencia humana de la tabla permite revisar las discrepancias sin dar por correcta la sugerencia de AI.
Si cambia una nota o el prompt, escribe Pending en E, usa Refresh and Insert y revisa de nuevo la etiqueta final. Una revisión anterior no valida una entrada modificada. Ni C ni D deben tratarse como datos actuales de gestión de envíos ni usarse para actualizar pedidos automáticamente.
Si no tienes acceso a la función nativa, usa las mismas notas y definiciones para clasificarlas manualmente en D. En este pequeño conjunto de práctica, compara tus decisiones con las referencias humanas y escribe Checked en E después de revisarlas. Para una tarea distinta, centrada en los temas que aparecen en comentarios, consulta cómo analizar comentarios de clientes con ChatGPT.
Foto: Bench Accounting / Unsplash.
